全新思維 加強傳訊

文章分享 

各位同事﹕

 

在城大工作八年多以來,我的一個很深刻的感受是,城大的變化真的很多也很快。唯一最沒有改變的,就是我們每個月都會收到一期由大學出版事務處出版的《靈機》員工通訊(暑假除外)。「靈機」的來源,應是英文的linkage,旨在聯繫大學不同部門的同事,或把校內不同階層的同事聯繫起來,與我們習用的中國成語「靈機一動」並沒有任何關係。可是,我今天想跟同事談的,卻既是我們之間的聯繫(即linkage),也是我的一點點「靈機一動」。

 

這些年來,為了加強同事之間的聯繫,許多同事都為《靈機》付出不少心血,特別是出版事務處的同事。我自己也於四年前開始在《靈機》主持「與校長談天」,並自去年9月開始撰寫「校長的話」專欄。主持這兩個專欄的目的,都是希望能夠加強我與同事的直接溝通。可是,最近不少同事卻都對我反映,這種與同事的聯繫方式是一種單向的溝通,而非互動的交通,未必是最有效的。這一點就觸動了我的「靈機」,令我開始反省我持續了多年的書面溝通形式是否值得繼續堅持下去。我的「靈機一動」,也使我開始想,我們整個校內校外的溝通或信息的傳達,是否應該用一個全新的方式來進行呢?

 

重整內外傳訊工作 

我的初步想法是,我們的互聯網和內聯網都非常發達,既然我的文字經常在網上出現,為什麼我不可以改「寫」成「說」,轉以視像(video)的形式,以真人、真面貌、真聲音表達出來?這種溝通形式不僅可以通過互聯網傳播,也可以在某些場合或校園內的等離子屏幕(plasma)上播放。其次,互聯網和內聯網的發達,也使得對內的傳訊和對外的傳訊難以再有清楚的界線。比如我們在內聯網上對同事發佈的消息或報導,往往被外面的媒體採用;相反,我和其他同事接受媒體採訪所發表的言論,同事們往往也可以很快地在媒體上看到,因此對外的言談又變成對內的聯繫。這一切,都唯有使我更深刻地感受到我們有必要把主司對內的出版事務處和主司對外的公共事務處合併,重新劃分、統一其工作。

 

我把這個想法告訴一些同事和校董會的主要成員,他們都很鼓勵我的想法,因為溝通,特別是管理層和一般員工的溝通,是今天任何一個大型機構最主要的工作之一。此外,近年傳播媒體時而出現對我們的不正確及負面的報導,也往往使得社會和公眾無法對我們的實際成績有充分的認識。因此,我在5月底的校董會行政委員會上,正式提出要對外聘請一位傳訊公關負責人,並且將我們現有的大學出版事務處和公共事務處合併,成立一個傳訊公關處,專責有關事宜。

 

現階段的大學傳訊工作,我以為應著重三個層次。首先,它應能即時而準確地向同事及同學們報導大學的最新動態。這點我們目前大致已能透過反應迅速的互聯網和每兩周出版一次的《校訊》(Bulletin)做到。第二,最近,我在短短半個月內連續發起兩次機會與同事就校務交換意見,一次是於5月25日舉行的「大學發展論壇」,另一次是6月10日在我居所與大約40位同事的對話。這兩次活動都令我發現同事對於大學的感情與認同感非常強烈,使我在欣慰之餘,更覺得校方應該建立一個可以經常性地聽取同事意見的渠道或機制。關於這點,我們也許可以考慮在我們的刊物上或互聯網上開闢一個園地,讓同事反映對校務的看法,加強校內不同部門和階層的互動聯繫。第三,我們應努力爭取社會人士對我們的正確認識和媒體對我們的正面成績的充分報導,這對大學未來在收生、釐定學費標準和校譽的建立方面,都扮演著舉足輕重的角色,不容忽視。

 

告別《靈機》 新戲上場 

在這情況下,我就不得不說,我準備把我在《靈機》持續了四年的這個專欄停止,而改換另一種形式與大家溝通。我也準備等新的傳訊公關處處長上任後,委任他全盤重整我們的刊物。畢竟,我們現在已有能夠迅速而即時地報導校務的《校訊》雙周刊,也有內容豐富而生動的《今日城大》雜誌。《靈機》是否仍受大家歡迎與被普遍閱讀,很值得我們做一個調查;它是否有需要繼續下去,或者需要改換另一種什麼面貌繼續下去,我會很想聽取這位傳訊專家的意見。

 

不過,所謂「一個演出的謝幕往往是另一場精彩演出的前奏」,這個園地的消失,代表的是另一個新渠道的上場。在暑假過後的新學期裡,我衷心希望能夠跟同事進行多形式、多渠道、多層次的溝通。

 

現在已是2004年6月底了,回想一年前,大學面對來自多方面的重重壓力,各位同事一定都和我一樣,懷抱著沉重與不安的心情。而今,在同事的共同努力下,我們已成功跨越了多個難關。這雖然不是說我們現在就可以輕輕鬆鬆放一個無憂無慮的長假,可是,我真心希望同事可以利用這個暑假稍事休息,養精蓄銳,充完電後在9月再來迎接我們的新學期和新挑戰。至於我自己,我將會在未來這段時間裡繼續思考大學的未來發展和我們的傳訊工作。今天,我大膽地決定停止這個專欄,是因為我覺得我應該可以用一個更為有效的方式取代,不過,我會否如一首古人詩裡所說的﹕「牧童歸去橫牛背,短笛無腔信口吹」,那就只有讓未來提供答案了。


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